Organización y Sistemas

                                     Organización y sistemas

Organización y sistemas se han ido evolucionando por parte de los esfuerzos de reorganización administrativa hacer eficientes cuyos antecedentes que a partir del año 1821 fecha de la aparición del estado mexicano y de la era moderna el proceso de modernización administrativa que se inicia en 1965.

la evolución se puede dividir en dos fase muy importantes:

La primera esta contemplada a su origen y formación Y la segunda referente a su consolidación

                                                                      

Esta primera fase abarca el periodo de 1917 a 1964,este periodo fue enmarcado con la confusión y el parcializo,porque se fue ligando con la función de organización y sistemas  a las funciones de contabilidad y auditoría,hay se fueron creando los departamentos administrativos y culmina con la instalación de las unidades de organización y sistemas en toda la administración con funciones de mejoramiento en los departamentos administrativos  de los recursos

En la segunda fase es,a partir de 1965,en donde se dedican a modernizar la administración reforzando la estructura de las técnicas administrativas experimentadas en el sector privado.Las unidades de O y S  se legalizan en 1971 por medio de varios acuerdos
                                      
El comienzo de esta situación ,fue originado en varios países como Alemania ,estados unidos y Bélgica,donde inicialmente se realizaron investigaciones asociadas a normas métodos de sistemas administrativos.

                                                

                                              Organización y Sistemas

Es una Ciencia que estudia procesos administrativos y organizativo de un sistema,tiene como función principal planificar,supervisar,coordinar y controlar las actividades relativas a los sistemas  administrativos.

Tiene a su cargo evaluar la operatividad de los manuales de organización y sistemas,normas y procedimientos.
                                                         

 Naturaleza de las funciones de la unidad de organización y sistema

Se vincula,por parte a los esfuerzos de reorganización administrativa tendientes a racionalizar y hacer mas eficiente cuyos antecedentes.









Las funciones asesoras es exclusivamente aportar sus consejos u opiniones, sin dar ordenes ya que estas provienen de linea.
Existen dos casos:
En una secretaria donde dependa directamente del secretario , del subsecretario y de un gerente
 En una Administración descentralizada,donde puede depender de la organización
El asesoramiento surge,cuando un directivo reconoce que la estructura administrativa que dirige no responde en un momento determinado.

               Características de los análisis de Organización y Métodos 
analiza y prepara como informe en el cual se deben formular propuestas, ventajas y desventajas de las medidas de mejoramiento administrativo más viables de acuerdo con la estimación de costos y presupuestos
de los recursos humanos, financieros y materiales.

Se dividen en varios pasos  muy importantes

Conocer el hecho o la situación que se analiza.

Describir tal hecho o situación.

Descomponerlo con el fin de conocer los detalles y aspectos.

Examinarlo críticamente y comprender cada elemento o componente del hecho específico en estudio.

Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificación elegido, haciendo comparaciones y buscando analogías.

Definir las relaciones que operan entre cada elemento, tomando en cuenta los fenómenos administrativos y el departamento donde se trabaja.

Clasificar la información por áreas: objetivos, estructura, normas y políticas administrativas, funciones y operaciones, equipo y ambiente.             

                      Las características se denotan en:                                                                                                                  

Eliminación: Es la supresión de un sistema de trabajo, la eliminación de procedimientos o de pasos dentro de un proceso.

Adición: Introducir nuevos sistemas o progrmas

Combinación: Combinar el orden de las operaciones de un procedimiento que considere los factores.

Modificación: Cambios en los procedimientos o las operaciones, modificadores en las formas, registros e informes.

Simplificación: Introducción de mejoras en los métodos de trabajo mediante el análisis de las operaciones de un procedimiento.

Series de Tiempo: Interpretación de las variaciones en los volúmenes de hechos, costos, producción, etc., en períodos iguales y subdivididos en unidades homogéneas de tiempo.

Correlación: Determinar el grado de influencia entre dos o más variables. Una variable puede ser estimada si el valor de otra variable es conocido.

Muestreo: A través del uso de varios diseños, el muestreo hace posible las inferencias acerca de las características del personal.

PERT (Técnica para la Revisión y Evaluación de Programas): La planeación y control de un conjunto complejo de actividades, funciones y relaciones. Incluyen: la cadena de eventos y actividades, asignación de recursos, etc.

Programación lineal: Para asignar los recursos incluyendo una función objetiva, a través de la elección entre varias alternativas y sistemas cuyos elementos tienen valores para adquisición, durabilidad, utilización en diversas etapas.

Simulación: Usada para imitar una operación antes de su ejecución real, para así proporcionar datos aproximados que permiten tomar decisiones, haciendo grupos complejos de variables.

Teorías: Existen, en los análisis de Organización y Métodos, diversas teorías que caracterizan a su dependencia o a las etapas por las que está desarrollándose, éstas se dividen así:

Línea de espera: Es para determinar el número óptimo de estaciones de servicio, y la mayoría de los modelos suponen una distribución específica de las llegadas y el tiempo.

Decisiones: Seleccionar el mejor curso de acción cuando la información se da en forma probable para el desarrollo sistemático del análisis.

Juegos: Es para determinar la estrategia óptima en una situación de competencia y aplicar en problemas de productividad haciéndose responsables pero conociendo las reglas.  

                Perfil del analista de Organización Y Métodos  

En las empresas existen dos lineamientos fundamentales que marcan el camino hacia el éxito o hacia el fracaso. Ellos son su Organización y los Procedimientos Administrativos que determinan su ordenamiento interno para el logro de una operatividad eficiente.

  Condiciones personales del Analista de Organización y Métodos:

  Predisposición constructiva para el cambio: Capacidad para transformar.

  Originalidad y creatividad: Presentar soluciones originales

  Mente abierta, no dogmática: Receptivo a ideas útiles. Facultad para juzgar.

  Elevado nivel de inteligencia: Rapidez para solucionar situaciones teóricas    y prácticas.

  Perseverancia y tenacidad: Capacidad para sobreponerse a inconvenientes  frustraciones

 Capacidad analítica: Implica, observación  e identificación de los hechos; verificación de su validez, desintegración en sus partes, habilidad para relacionar la información con otras logradas anteriormente

      Aptitud hacia las relaciones humanas: Tacto, habilidad, sensibilidad.

      Habilidad para persuadir con estrategia y diplomáticamente: Saber "vender" sus productos y lograr compradores para su "mercancía"

       Cumplir inexorablemente con los plazos previstos.

        Facilidad para trabajar en equipo.

                                                    

 

 Tipos                      

 

 ORGANIZACIÓN LINEAL O MILITAR: Es una organización simple y de conformación piramidal, en la que cada jefe recibe y transmite todo lo que sucede en su área.

 FUNCIONAL:Es el tipo de estructura organizacional, que aplica el principio funcional o principio de la especialización de las funciones para cada tarea.

MATRICIAL:La estructura matricial, en ocasiones llamada sistema de mando múltiples. Una organización con una estructura matricial cuenta con dos tipos de estructura al mismo tiempo. Los empleados tienen, de hecho, dos jefes; es decir, trabajan con dos cadenas de mando.

Clasificación

es vital para cualquier empresa ya que en la ubicación donde se presente o departamento en el que se localice, ayudará de manera directa en el mejoramiento y en la innovación de los procesos que se planifiquen y se lleven a cabo, tomando como asesor las funciones en las cuales se basa la organización. Esta unidad ha venido evolucionando para modernizar la estructura organizativa de las empresas donde se encuentre y las ideas de los proyectos para trabajar de una manera más rápida, eficaz y consolidara; trabajando directamente pero sin influir en las decisiones tomadas por los directivos o el máximo nivel jerárquico de la empresa.